Das Messe Einladungsmanagement

Stellen Sie sich vor – Ihre wichtigste Messe des Jahres ist in vollem Gang, um Sie herum eilen Geschäftsleute von einem Messestand zum nächsten, es riecht nach Neukunden und Vertragsabschlüssen. Bereits vor Wochen haben Sie mithilfe eines professionellen Messe Einladungsmanagements Gesprächstermine mit Ihren Bestandskunden und potenziellen Neukunden vereinbart. So konnten Sie rechtzeitig abschätzen, wie viele Mitarbeiter Sie am Messestand benötigen würden. Im Gegensatz zu Ihrer Konkurrenz sind Sie auf die Gesprächstermine perfekt vorbereitet. Sie überzeugen nicht nur Ihre Bestandskunden, sondern können für Ihr Unternehmen auch viele Neukunden gewinnen.

Wie genau Ihnen ein solch perfekter Messeauftritt mithilfe des Messe Einladungsmanagements von „alivello“ gelingt, erfahren Sie auf dieser Seite!

Um möglichst viel aus jeder einzelnen Messe herauszuholen, sollten Unternehmen Ihre Messeauftritte umfassend vorbereiten. Bei diesen Vorbereitungen spielt das professionelle Messe Einladungsmanagement eine wichtige Rolle. Dieses sieht vor, dass ausstellende Unternehmen die Einladungen für Gesprächstermine mit Ihrem Standpersonal in einem mehrstufigen Prozess aussprechen. Im Laufe dieses Prozesses sollten die ausstellenden Unternehmen sowohl per E-Mail als auch telefonisch zu den Gesprächsterminen am Messestand einladen. Das Messe Einladungsmanagement wendet sich an die Bestandskunden der ausstellenden Unternehmen ebenso wie an potenzielle Neukunden.

Egal, ob kleiner oder großer Messeauftritt – damit die Kosten einer Messe sich bestmöglich auszahlen, sollten Sie auf ein professionelles Messe Einladungsmanagement zählen. Ein solches bringt für Ihr Unternehmen verschiedene Vorteile mit sich:

• Sie treten nach außen hin professionell auf und grenzen sich gegenüber Ihrer Konkurrenz ab.
• Sie stellen sicher, dass diejenigen Interessenten auf Ihrem Messestand vorbeischauen, die Sie erreichen möchten.
• Sie adressieren mit einem professionell angelegten Messe Einladungsmanagement viele potenzielle Besucher Ihres Messestandes, die Sie andernfalls möglicherweise gar nicht auf der Agenda gehabt hätten.
• Sie wissen bereits im Vorfeld, wer Ihren Messestand besuchen wird. Ihre Mitarbeiter am Messestand können sich auf die Gesprächstermine daher schon vor der Messe vorbereiten. Außerdem können Sie im Voraus besser planen, wie viele Mitarbeiter Sie am Messestand benötigen.

Das Messe Einladungsmanagement lohnt sich für alle Unternehmen, die auf Messen ausstellen und die von ihrem Messeauftritt bestmöglich profitieren möchten. Dabei zahlt sich das Messe Einladungsmanagement vor allem aus, wenn es darum geht, persönliche Beratungsgespräche am Messestand zu vereinbaren. Aber auch geführte Rundgänge am Messestand lassen sich mithilfe des Messe Einladungsmanagements gut organisieren.

Ein gut organisiertes und durchdachtes Messe Einladungsmanagement setzt sich – angepasst an Ihre Wünsche – aus mehreren Maßnahmen zusammen. Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie ein externer Dienstleister diese für Ihr Unternehmen umsetzt.

Das Website-Registrierungsformular

Der Aufwand ist gering, doch die Wirksamkeit ist groß – Website-Kontaktformulare sind ein wesentlicher Bestandteil des Messe Einladungsmanagements. Auf Ihrer Website wird ein Kontaktformular implementiert, worüber sich Ihre Interessenten im Handumdrehen für einen Besuch auf Ihrem Messestand anmelden können. Sobald ein Interessent sich einen Termin reserviert hat, erhält dieser eine automatisierte Bestätigungs-E-Mail mit zusätzlichen Informationen zu Ihrem Unternehmen. Vor und während der Messe versendet der externe Dienstleister – entsprechend Ihrer Vorstellungen – weitere E-Mails als Reminder an Ihre Interessenten.

Adress- und Ansprechpartnerqualifizierung

Ein externer Dienstleister, wie beispielsweise „alivello“, greift bei Ihrem Messe Einladungsmanagement zum einen auf Ihre eigene Datenbank an Kontakten zurück. Wenn Sie dies wünschen, recherchieren wir für Sie weitere Unternehmen und Ansprechpartner in Ihrem gewünschten Zielmarkt. Mithilfe einer strukturierten Zielkundenanalyse stellen wir einen perfekt auf Sie zugeschnittenen Adressdatensatz mit potenziellen Leads für Sie zusammen. Gemeinsam mit den bereits bestehenden Adressen kontaktieren wir die neu recherchierten Kontakte in einem mehrstufigen Einladungsprozess.

​​​​​​​Mehrstufiger Prozess des Einladungsmanagements

Das Kontaktformular ist auf Ihrer Website eingerichtet, die Adress- und Ansprechpartner sind qualifiziert. Jetzt geht es daran, mit gezieltem Tele- und E-Mail-Marketing weitere Besucher für Ihren Messestand zu gewinnen. Zwei Vorgehensweisen bieten sich dabei an:

Anhand des bestehenden Datensatzes relevanter Unternehmen, laden wir die Ansprechpartner der jeweiligen Unternehmen zunächst telefonisch auf Ihren Messestand ein. Bekundet ein Unternehmensvertreter in diesem persönlichen Gespräch am Telefon Interesse an einem Termin mit einem Ihrer Mitarbeiter am Messestand, schicken unsere qualifizierten Telesales Spezialisten demjenigen eine Terminbestätigung sowie ausführliche Informationen zu Ihrem Unternehmen zu. Selbstverständlich versenden wir an die eingeladenen Unternehmen und Besucher dabei auch Messetickets aus Ihrem Kontingent.

ODER

Unsere Telesales Mitarbeiter schicken den Kontakten aus Ihrer Adressdatenbank zunächst eine Einladung mit Informationen zu Ihrem Unternehmen per E-Mail zu. Einige Tage später fassen sie dann bei all diesen Kontakten telefonisch nach und beziehen sich dabei auf die vorangehende E-Mail. Sobald ein Unternehmensvertreter an einen Termin an Ihrem Messestand Interesse bekundet, schicken die Mitarbeiter der Agentur ihm im Anschluss an das Gespräch eine Terminbestätigung per E-Mail.

UND

Damit die zugesagten Teilnehmer auch vor der Messe mit spannenden Themen rund um Ihren Messestand „bei Laune gehalten werden“ und den Termin nicht aus den Augen verlieren, implementieren wir gerne einen mehrstufigen Reminder E-Mail und/oder telefonischen Einladungsprozess. Dadurch stellen wir sicher, dass die No-Show-Raten der Vergangenheit angehören.

Doch mit einem automatisierten Messe Einladungsmanagement allein ist es nicht getan. Wer mit seinem Messeauftritt überzeugen will, sollte auch während und nach der Messe auf digitale Prozesse zurückgreifen.

Digitale Messe Leaderfassung

Um die Zettelwirtschaft am Messestand zu vermeiden, sollten Sie Ihre Messberichte digital erfassen. Eine Lösung zur digitalen Leaderfassung – wie beispielsweise die SIMLEA Lead App von „alivello“ Solutions – sorgt an Ihrem Messestand für professionelle Abläufe und optimiert so Ihren gesamten Messeauftritt. Über eine Schnittstelle übertragen Sie die Kontaktdaten Ihrer Besucher am Messestand einfach in Ihre internen Systeme, wie beispielsweise Ihr CRM- oder Ihr ERP-System oder Ihre Marketing Automation Lösung. Mit dem Teamworking-Modul der SIMLEA Lead App organisieren Sie Ihre Mitarbeiter am Messestand und verwalten die Termine Ihres Personals flexibel.

​​​​​​​Messe Lead Automation

Damit Sie von Ihrem Messeauftritt bestmöglich profitieren, sollten Sie die neuen Interessenten, die Sie auf der Messe gewinnen, in den folgenden Wochen und Monaten weiter kontaktieren. Die folgenden Maßnahmen sind dabei besonders effektiv:

• Content-Strecken für die sozialen Medien sowie E-Mail-Kampagnen, die auf die Interessen der Besucher Ihres Messestandes abgestimmt sind.
• Nachfassaktionen in der telefonischen Leadgenerierung

Beide Strategien miteinander zu kombinieren, ist in diesem Zusammenhang selbstverständlich am effektivsten.

Egal, ob am Telefon oder per-E-Mail – bei der B2B Vertriebsagentur „alivello“ ist Ihr Messe Einladungsmanagement in den richtigen Händen. Gemeinsam mit Ihnen entwerfen wir für das Messe Einladungsmanagement Ihres Unternehmens eine wirksame Strategie, welche idealerweise mehrere Maßnahmen im Tele- und E-Mail-Marketing kombiniert. So lotsen wir bereits Wochen vor der Messe möglichst viele Neu- und Bestandskunden an Ihren Messestand – und sichern damit den Messeerfolg Ihres Unternehmens.

Wenn auch Sie Ihre Messe Einladungsmanagement mit den Services von „alivello“ optimieren möchten, rufen Sie mich gerne an – ich freue mich auf Sie!