Vertriebsoutsourcing–
der effiziente Weg zu neuen Kunden

Der Vertrieb ist für Unternehmen ein großer Kostenfaktor – seine Prozesse müssen daher so effizient wie möglich sein. Doch gerade in Krisenzeiten erweist sich insbesondere die Neukundengewinnung als schwierige Aufgabe. Um die Akquise neuer Kunden dennoch zu meistern, lohnt es sich für Vertriebsabteilungen, über ein Outsourcing an einen externen Dienstleister nachzudenken.

Unter dem Begriff „Vertriebsoutsourcing“ versteht man, wenn die Vertriebsabteilung eines Unternehmens einzelne Aufgaben oder ganze Vertriebsprozesse an einen externen Dienstleister, wie beispielsweise eine Telesales Agentur, auslagert. Vertriebsprozesse, die sich gut outsourcen lassen, sind etwa die Kaltakquise, die Vertriebsterminierung oder auch ganze Telesales-Prozesse, bei denen die Vertriebsmitarbeiter des Dienstleisters die Produkte und Leistungen ihres Kunden komplett am Telefon verkaufen.

Effizienz und Qualität zahlen sich beim Vertriebsoutsourcing aus

Auf den ersten Blick erscheint das Vertriebsoutsourcing teurer zu sein, als feste Mitarbeiter intern mit den anfallenden Aufgaben zu beschäftigen. Doch dieser Eindruck täuscht. Vielmehr zeichnen sich externe Dienstleister nicht nur durch höhere Qualitätsstandards aus, sondern erledigen ihre Aufträge auch mit großer Effizienz. Ganz in diesem Sinne performen die IT-Lösungen, die sie dabei einsetzen, ebenfalls deutlich besser als die Inhouse-Lösungen ihrer Kunden. Bedenkt man all diese Faktoren, so sind externe Mitarbeiter insgesamt doch deutlich günstiger, als fest angestellte Mitarbeiter – Spezialisierung und Effizienz machen es möglich.

Aufgabenbereich für das Vertriebsoutsourcing

Wer darüber nachdenkt, Teile oder ganze Prozesse seines Vertriebs outzusourcen, sollte dafür insbesondere diese vier Vertriebsbereiche in Betracht ziehen:

• Neukundengewinnung
• Terminierung von Außendienstmitarbeitern (inkl. Routenplanung)
• Telesales
• Social Selling zur Kontaktanbahnung im Vertrieb

Für Unternehmen zahlt es sich in vielen Situationen aus, zur Vertriebsunterstützung auf ein Outsourcing zurückzugreifen:

Effizienz und Expertise im Vertriebsoutsourcing

Externe Dienstleister sind Spezialisten auf ihrem Gebiet und agieren daher oftmals deutlich effizienter als interne Mitarbeiter mit den identischen Aufgaben.

­­Gute Außendienstmitarbeiter sind beispielsweise nicht zwangsläufig gute Telefonisten. Es kann sich daher auszahlen, eine externe Telesales Agentur damit zu beauftragen, die Termine für den Außendienst zu vereinbaren.

Flexibilität im Vertriebsoutsourcing

Wer Prozesse und Aufgabenbereiche seines Vertriebs outsourct, bleibt flexibel. Die Ausstigsoptionen outgesourcter Prozesse begrenzen sich meist auf wenige Wochen oder Monate. Den internen Vertrieb schränken hingegen häufig die Kündigungsfristen und hohen Abfindungen langjähriger Mitarbeiter ein. Die Mitarbeiteranzahl lässt sich im internen Vertrieb daher nur schwer kurzfristig skalieren.

Skalierbarkeit im Vertriebsoutsourcing

Wer sich für ein Vertriebsoutsourcing entscheidet, kann den Umfang seiner Prozesse einfach skalieren. Da externe Dienstleister stark spezialisiert sind, können sie Kundenteams bei Bedarf schnell und unkompliziert um zusätzliche Mitarbeiter aufstocken. Sollte sich der Bedarf des Kunden im Laufe der Zusammenarbeit als geringer erweisen, kann der Dienstleister seine Mitarbeiter ohne großen Aufwand wieder reduzieren.

Recruiting von Spezialisten 

In Vertriebsabteilungen fallen vielfältige Aufgaben an. Doch Spezialisten für die verschiedenen Bereiche sind mitunter schwer zu finden. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel inhouse ein mehrköpfiges Call-Center im Vertrieb aufbauen will, wird es ungefähr ein bis zwei Jahre dauern, genügend qualifizierte Mitarbeiter zu rekrutieren. Mit Fluktuationen ist besonders in der Startphase zu rechnen. Trotzdem bleibt die Kontinuität in der Personalplanung ein wichtiger Faktor, wenn es darum geht, ein festes Call-Center-Team zu implementieren. Ein Vertriebsoutsourcing Partner garantiert Ihnen diese Kontinuität. Er stellt Ressourcen kurzfristig zur Verfügung und kann sogar mit geringer Vorlaufzeit Mitarbeiter für Sie einstellen.

IT-Systeme und Tools beim Vertriebsoutsourcing Spezialisten

Vertriebsaufgaben sind häufig komplex und erfordern IT-Systeme, die auf die Bedürfnisse ihrer Kunden perfekt zugeschnitten sind. Ein externer Outsourcing Dienstleister kann den Bedarf des Kunden genau abschätzen und stellt die benötigten Tools und IT-Systeme zur Verfügung. Der LinkedIn Sales Navigator und XING PRO BUINESS können dies ebenso sein wie ein umfassendes System zur Routenplanung für Außendienstmitarbeiter oder ein Telesales System für den Verkauf von Produkten oder Lösungen am Telefon.

Kostenverlagerung im Vertriebsoutsourcing

Wer einen externen Outsourcing Dienstleister zur Vertriebsunterstützung beauftragt, bezahlt diesen mit dem Marketing- und Sales-Budgets seines Unternehmens, nicht mit den Geldern, die für HR vorgesehen sind.

Die Kosten für das Vertriebsoutsourcing ergeben sich üblicherweise aus einer monatlichen Fixpauschale und – je nachdem, ob der externe Outsourcing Dienstleister die gesetzten Ziele erreicht hat – aus einer Provision nach Zielerreichung.

Wenn eine Vertriebsoutsourcing Agentur in der telefonischen Neukundengewinnung auf Qualität setzt, berechnet sie als monatliche Fixpauschale üblicherweise zwischen 2.000,00 und 6.000 Euro. Den genauen Preis bestimmen der Umfang, die Aufgabe und die Qualitätsstandards des jeweiligen Projekts. Die Erfolgsquote des Vertriebsoutsourcings liegt bei zwei bis vier produktiven Ergebnissen  pro Stunde.

Die Provision ergibt sich aus verschiedenen Faktoren, die gemeinsam den Key Performance Indicator (KPI) ergeben. Wenn beispielsweise im Telesales Kennzahlen wie der Umsatz, die Sales Opportunity Quote und die Abschlussquote letztendlich mit dem vereinbarten Ziel übereinstimmen, erhält der Telesales Dienstleister die vereinbarte Provision.

Ganze 85 Prozent der Unternehmen gehen davon aus, dass die Corona-Krise sich erst 2021 wirtschaftlich vollständig bemerkbar machen wird. Im kommenden Jahr rollen Schätzungen zufolge rund achthunderttausend bis eine Millionen Firmeninsolvenzen auf die deutsche Wirtschaft zu. Daher ist es für Vertriebsabteilungen gerade jetzt wichtig, ihre bestehenden Prozesse zu optimieren sowie ihre Effizienz zu steigern. Anstatt zum Beispiel auf den Außendienst zu setzen, kommt es für Unternehmen in Krisenzeiten entscheidend darauf an, sich flexibel aufzustellen und zugleich Kosten zu reduzieren. Das Vertriebsoutsourcing des Telesales und der telefonischen Leadgenerierung sind hierfür gute Möglichkeiten.

Vertriebsoutsourcing im Telesales

Wenn ein Unternehmen seinen Vertrieb in der Neukundengewinnung entlasten will, sind Projekte im Telesales hierfür besonders geeignet. So kann eine Telesales Agentur es ohne großen Aufwand übernehmen, die Produkte, Lösungen und Leistungen ihrer Kunden am Telefon zu verkaufen. Da der Dienstleister über vertrieblich und fachlich qualifizierte Mitarbeiter verfügt, gelingt dies auch bei erklärungsbedürftigen Produkten und Leistungen. Zusätzlich kann eine Vertriebsagentur beim Outsourcing den Umsatz ihrer Kunden mit Upselling- und Cross-Selling-Maßnahmen merklich steigern.

Vertriebsoutsourcing in der telefonischen Leadgenerierung

Genauso lohnt es sich, eine Outsourcing Vertriebsagentur in der telefonischen Leadgenerierung mit ins Boot zu holen. Die fachlich und vertrieblich ausgebildeten Vertriebsprofis der Agentur generieren für die Produkte, Lösungen und Leistungen ihrer Kunden am Telefon zielgerichtet neue Interessenten. Diese neuen Leads geben sie an die Vertriebsabteilung ihres Kunden weiter, sodass die Mitarbeiter sich dort auf die „low-hanging fruits“ konzentrieren können.

Sobald ein Unternehmen sich für das Vertriebsoutsourcing bestimmter Vertriebsaufgaben entscheidet, muss es sich Gedanken darüber machen, wie lange und in welchem Umfang die Zusammenarbeit geschehen soll. Um dies richtig zu beurteilen, sollten Unternehmen sich bewusst machen, um welche Art des Vertriebsoutsourcings es sich handelt. So dauert es in der Terminierung von Projekten erfahrungsgemäß nur zwei bis drei Monate bis sich erste positive Erkenntnisse abzeichnen. In der Leadgenerierung und im Telesales benötigen die Mitarbeiter einer Telesales Agentur dagegen vier bis sechs Monate, um bei ihren Ansprechpartnern Vertrauen aufzubauen und das Interesse für die Produkte ihrer Kunden zu wecken. Doch nach dieser Anlaufphase können die Telesales Mitarbeiter langfristig hochwertige Leads an den Vertrieb ihres Auftraggebers abgeben.

Vertriebsoutsourcing als Tele Account Management

Entscheidet sich ein Unternehmen beim Outsourcing dafür, den gesamten vertrieblichen Sales Prozess oder Teile davon dauerhaft an eine Outsourcing Vertriebsagentur auszulagern, kommt hierfür das Tele Account Management in Frage. Im Tele Account Management setzen die Mitarbeiter der Telesales Agentur einen kontinuierlichen Lead Management Prozess um. Im Laufe dieses Prozesses kontaktieren sie die Neu- und Bestandskunden ihres Kunden in regelmäßigen Abständen immer wieder und binden sie so dauerhaft. Der Dienstleister fungiert im Tele Account Management als „verlängerter Vertriebsarm“ des Unternehmens, das ihn beauftragt.

Das Tele Account Management…

• spricht Neu- und Bestandskunden gleichermaßen an
• generiert zuverlässig Neukunden und Interessenten
• wendet sich mit Cross-Selling und Upselling-Maßnahmen an bereits bestehende Kunden

So befüllt das Tele Account Managements die Sales Pipeline eines Unternehmens kontinuierlich und sorgt dafür, dass der Umsatz nachhaltig wächst.

Kennzahlen im Vertriebsoutsourcing – ein langfristiges Vorgehen zahlt sich aus!

Doch ist eine kurzfristige oder eine langfristige Form der Vertriebsunterstützung besser für ein Unternehmen? Eine umfassende Outsourcing-Studie der Telesales Agentur „alivello“ bringt bei dieser Frage Licht ins Dunkel. Die Vertriebsprofis verglichen sämtliche der über 500 Kundenprojekte miteinander, die sie im Laufe der vergangenen zehn Jahre für ihre Kunden abgeschlossen hatten. Sowohl in der Leadgenerierung als auch in der Terminierung von Außendienstterminen zeigte sich ein eindeutiges Ergebnis.

So lag die Erfolgsquote in der Leadgenerierung in Kampagnen durchschnittlich bei 6,99 Prozent, im Tele Account Management dagegen bei 17,67 Prozent – was einen Unterschied von 252,88 Prozent ausmacht. Bei der Terminierung von Vertriebsterminen zeigte sich ein ähnliches Bild. Während die Erfolgsquote kurzfristiger Kampagnen 7,71 Prozent betrug, erhöhte sie sich im Tele Account Management auf 10,10 Prozent. Somit waren die langfristigen Projekte in diesem Bereich der Vertriebsunterstützung um 131,05 Prozent erfolgreicher.

Dieses eindeutige Ergebnis zu Gunsten des Tele Account Managements schlug sich auch in den Vertriebskosten der Kooperation nieder. Die Vertriebskosten lagen für die Kunden der Telesales Agentur „alivello“ in den langfristigen Projekten der Leadgenerierung um 72,2 Prozent niedriger als bei den kurzfristigen Kampagnen. In der Terminierung von Vertriebsmitarbeitern zeigte sich ein ähnliches Bild. Hier waren die Vertriebskosten bei langfristigen Projekten 46,36 Prozent niedriger als bei kurzfristigen Kampagnen.