Ihr Außendienst fährt regelmäßig zu Terminen, kann die Produkte, Lösungen und Leistungen Ihres Unternehmens jedoch nicht an den Mann bringen? Der Eindruck liegt nahe, dass im Prozess der Terminvereinbarung etwas schiefläuft. Egal, ob Sie interne Vertriebsmitarbeiter, die zum Beispiel im Innendienst tätig sind, oder eine externe B2B Vertriebsagentur mit dieser Tätigkeit beauftragen – für die Terminierung Ihrer Außendienstmitarbeiter sollten Sie eine fundierte Qualitätssicherung etablieren.
Erfolgsstrategien für Außendiensttermine
1. Warum es für Ihr Unternehmen so wichtig ist, Außendiensttermine zu koordinieren
2. Die Krux bei der Terminierung von Außendienstterminen
3. Strategie eins: Der Vertrieb prüft die vereinbarten Außendiensttermine
4. Strategie zwei: Kaltakquise-Mitarbeiter vereinbaren die Außendiensttermine fix
5. Wie die Strategien der Qualitätssicherung von Außendienstterminen sich ergänzen
1. Warum es für Ihr Unternehmen so wichtig ist, Außendiensttermine zu koordinieren
Wenn Sie gesonderten Mitarbeitern die Aufgabe zuweisen, Termine für Ihren Außendienst über die telefonische Kaltakquise zu vereinbaren, bringt dies für Ihre Außendienst-Mitarbeiter einen großen Vorteil mit sich. Von nun an können sie sich ganz darauf konzentrieren, die Produkte, Lösungen und Leistungen Ihres Unternehmens vor Ort beim Kunden im persönlichen Gespräch zu verkaufen. Damit dies gelingt, ist es jedoch wichtig, dass die vereinbarten Termine eine entsprechende Qualität haben.
2. Die Krux bei der Terminierung von Außendienstterminen
Insbesondere, wenn Ihre Kaltakquise-Mitarbeiter die Aufgabe der Außendienstterminierung gerade erst neu übernommen haben, wird es für sie noch schwer einzuschätzen sein, welche Interessenten der Außendienst am besten als neue Kunden für Ihr Unternehmen gewinnen kann. Um diese Schwierigkeit einfach zu umgehen, ist es entscheidend, dass Sie für die Terminierung Ihrer Außendienstmitarbeiter eine geeignete Qualitätssicherung etablieren.
Dabei könnten sie sich beispielsweise an einer B2B Telesales Agentur orientieren, die ihren Kunden bei der Terminierung des Außendienstes zwei verschiedene Strategien zur Qualitätssicherung anbietet.
3. Strategie eins – Der Vertrieb prüft die vereinbarten Außendiensttermine
Wenn ein Kunde der Telesales Agentur diese Strategie verfolgt, gehen die Agenturmitarbeiter folgendermaßen vor: Sobald sie einen Außendiensttermin vereinbart haben, geben sie den Terminwunsch direkt an die Vertriebsabteilung ihres Kunden ab. Bevor der Außendienst zum Kunden fährt, bekommt der Vertrieb so die Chance, zu überprüfen, ob das Potenzial des Termins groß genug ist, um einen Außendienstmitarbeiter zu dem Interessenten zu schicken. Diese Überprüfung kann auch im Rahmen einer gemeinsamen Telefonkonferenz oder eines weitergeleiteten E-Mail-Verlaufs erfolgen. Für die Agentur bringt dieses Vorgehen zudem einen Lerneffekt mit sich, sodass die Mitarbeiter bei zukünftigen Interessenten einfacher werden einschätzen können, ob sie für ihren Kunden ein Potenzial haben oder nicht.
4. Strategie zwei – Kaltakquise-Mitarbeiter vereinbaren die Außendiensttermine fix
Genauso gut können die Vertriebsmitarbeiter der Agentur die Termine für den Außendienst ihrer Kunden am Telefon fix vereinbaren. Die Telesales Agents legen Datum und Uhrzeit der Termine im Gespräch mit den Interessenten somit direkt fest und leiten sie im nächsten Schritt an die Außendienstmitarbeiter weiter. Diese Strategie ist jedoch mit Risiken verbunden.
So besteht zum einen die Gefahr, dass der Interessent sich unter den Produkten, Lösungen und Leistungen des Unternehmens doch etwas anderes vorgestellt hatte. Da während des Kaltakquise-Telefonats nicht bekannt ist, mit welchen Anbietern der Interessent noch in Kontakt steht, kann es außerdem passieren, dass die Aufträge zum Zeitpunkt des Außendiensttermins bereits anderweitig vergeben sind. Für Ihre Außendienstmitarbeiter bedeutet dies im schlimmsten Fall, dass sie viel Zeit für nichts verschenkt haben.
5. Wie die Strategien der Qualitätssicherung von Außendienstterminen sich ergänzen
Obwohl beide Vorgehensweisen ihre Vor- und Nachteile haben, empfehlen wir als B2B Telesales Agentur unseren Kunden und Interessenten für den Beginn der Zusammenarbeit stets die erste Strategie. Zu diesem Zeitpunkt ist es für alle Beteiligten von Vorteil, wenn die Vertriebsabteilung des Kunden die Interessenten prüft, bevor der Kunde sich auf den Weg macht. So sparen die Außendienstmitarbeiter sich unnütze Fahrten und die Mitarbeiter der B2B Telesales Agentur werden schnell ein sehr gutes Gespür dafür entwickeln, welche Interessenten für Ihren Kunden besonders interessant sind. Zu einem späteren Zeitpunkt des Projekts wird die Qualität der Termine jedoch so hoch sein, dass es ohne weiteres möglich sein wird, zur Strategie der fixen Terminvereinbarung zu wechseln. Dieses Modell der Qualitätssicherung von Außendienstterminen lässt sich auch bei internen Kaltakquise-Teams einfach etablieren.
