QualitĂ€tssicherung in der externen Terminvereinbarung von Außendienstmitarbeitern

Wenn Sie als Unternehmen mit dem Gedanken spielen einen externen Vertriebspartner, zum Beispiel eine B2B Telesales Agentur oder eine Telemarketing Agentur, zur StĂ€rkung des Vertriebserfolgs einzusetzen, gilt es bei der Terminvereinbarung fĂŒr Außendienstmitarbeiter einige Stellschrauben zu beachten. Damit der Vertriebsmitarbeiter auch möglichst effizient eingeplant wird, ist die QualitĂ€t der Vertriebstermine von großer Bedeutung. "Kaffeetrinktermine" sorgen fĂŒr Unmut, hohe Kosten, vergeudete Zeit und Frust beim Unternehmen und dessen Mitarbeiter.

Es gibt jedoch auch Situationen im erfolgreichen Vertrieb, in denen vermeintliche "Kaffeetrinktermine" der richtige Vertriebsansatz sind und TĂŒren öffnen können. Projekte mit sehr hohem Investitionsvolumen, von strategischer Bedeutung fĂŒr den Kunden oder extrem lange Sales Zyklen eignen sich auch fĂŒr die Terminierung zum Kaffeetrinken.

Beispiel: Outsourcing ganzheitlicher Unternehmensprozesse oder Abteilungen. Da kann es sich offensichtlich lohnen einen Kaffee mit einem Vorstand oder einem GeschĂ€ftsfĂŒhrer zu trinken, auch wenn sich das Projekt strategisch noch in der Planung befindet.

In der Regel liegen die Abschlußzyklen und Investitionen jedoch im "alltĂ€glichen Rahmen", weshalb sich "Kaffeetrinktermine" im Vertrieb eher als kontraproduktiv erweisen. Erfahren Sie im weiteren Text, wie sich Kaffetrinktermine vermeiden lassen und eine hohe TerminqualitĂ€t nachhaltigen Umsatzerfolg garantiert.

FĂŒr unerfahrene Kunden, die eine externe UnterstĂŒtzung fĂŒr die Vereinbarung von Neukundenterminen oder Verplanung von Bestandskundenbesuchen erstmalig eingehen möchten,
empfiehlt sich eine 3‐Phasen‐EinfĂŒhrung.

Qualifiziere den Termin vor der Terminvereinbarung

Damit ein werthaltiger Termin mit einem Unternehmen und einem relevanten Entscheider vereinbart werden kann, sollte der Termin angemessen qualifiziert sein.
Was bedeutet ein qualifizierter Termin? Bei einem qualifizierten Vertriebstermin besitze ich ausreichend Informationen ĂŒber den Kunden und sein Problem. Dies können Informationen sein wie:

  • GrĂ¶ĂŸe des Unternehmens
  • Potenzial des Kunden
  • Wettbewerber Situation beim Kunden
  • Position und Stellung des GesprĂ€chspartners
  • In welcher Phase befindet sich das Projekt
  • Nach welchen Kriterien entscheidet der Kunde die Vergabe
  • ...

Oft stellt man bei nĂ€heren Nachfragen fest, dass Termine zum jetzigen Zeitpunkt noch gar keine Notwendigkeit besitzen und ein vertiefendes GesprĂ€ch auf Wiedervorlage sinnvoller erscheint. Auch die zwischenzeitliche KontaktĂŒbergabe, z.B. an einen technischen Ansprechpartner zur KlĂ€rung von Voraussetzungen oder technischen FunktionalitĂ€ten eines Produkts, können den Vertriebsprozess zur KlĂ€rung offener Punkte positiv beeinflussen. Wenn ein Unternehmen mit seinem Interesse ausreichend vorqualifiziert ist, sollte die Terminvereinbarung folgen. Dadurch werden unnötige Termine vermieden, die Zeit des Kunden und des Vertriebsmitarbeiters optimiert, die EffektivitĂ€t und die Abschlussquoten erhöht.

1. Phase der Terminierung fĂŒr Vertriebsmitarbeiter

Zu Beginn einer Zusammenarbeit mit einem externen Vertriebspartner wird ein Terminwunsch des Interessenten, inkl. der vollstĂ€ndigen Dokumentation mit einem Wunsch‐Termintag oder einer Wunsch‐Kalenderwoche des GesprĂ€chspartners aufgenommen und an den Vertriebsmitarbeiter ĂŒbergeben.

Warum? Weil damit die Möglichkeit zur PrĂŒfung des Termins in Bezug auf QualitĂ€t und Potenzial vorgenommen und selbst entschieden werden kann, ob der Vertriebstermin ausreichend „Futter“ mit sich bringt.

Ein direktes Feedback an den TeleSales Agenten, der das GesprĂ€ch mit dem Interessenten gefĂŒhrt und den Terminwunsch aufgenommen hat, ist unumgĂ€nglich und besonders wichtig fĂŒr die Lernkurve beim Telesales Dienstleister. Sollten noch nĂŒtzliche Informationen fĂŒr den optimalen Vertriebstermin aufgenommen oder weitere Inhalte ermittelt werden können, wird der Optimierungsprozess unmittelbar umgesetzt.

2. Phase der Terminvereinbarung fĂŒr Vertriebsmitarbeiter

In der zweiten Phase der Zusammenarbeit, also ab dem Tag „X“, an dem die Terminierung vollumfĂ€nglich, also inklusive einer effizienten Routenplanung und Terminkoordination, zur Zufriedenheit bzw. Begeisterung und somit als große UnterstĂŒtzung beim Vertriebsmitarbeiter wahrgenommen wird, erhĂ€lt die Zusammenarbeit einen enormen EffektivitĂ€tsgewinn fĂŒr jede Vertriebsorganisation.

Das Zeitfenster fĂŒr den Wechsel in Phase 2 der Vertriebsterminierung liegt in der Regel nach den ersten 5‐10 stattgefundenen Kundenterminen. Ein direkter Einstieg in die Phase der fixen Terminvereinbarung kann selbstverstĂ€ndlich auch von Beginn an in Anspruch genommen werden, setzt jedoch die Bereitschaft und das Vertrauen der Vertriebsmitarbeiter voraus.

Welche technischen Optionen bestehen zur TerminbestÀtigung an den Kunden?

Mit der Vereinbarung eines Termins können voll automatisiert TerminbestĂ€tigungen an den Kunden und den Vertriebsmitarbeiter erfolgen. Oft werden dabei Outlook Termineinladungen versendet, die im Betreff und Inhalt individuell gestaltet werden können. AufwĂ€ndiges Schreiben von manuellen E-Mails oder Termineinladungen entfallen. Das gilt ebenso fĂŒr Terminverschiebungen, die vom Dienstleister ebenfalls sehr effektiv vorgenommen werden. In EinzelfĂ€llen, speziell bei Serviceterminen fĂŒr Kundendienst‐Techniker, kann der gesamte Prozess mittels Terminerinnerungen per SMS unterstĂŒtzt werden. Kunden werden in einem definierten Zeitfenster, z.B. 24 Stunden vor dem tatsĂ€chlichen Servicetermin, aktiv per SMS erinnert, sodass die Ausfallquote eines Mitarbeiters deutlich reduziert wird. Die EffektivitĂ€t steigt somit konsequent an.

 

Wenn ich Sie dazu beraten kann, wie Sie den Vertrieb möglichst effizient organisieren oder wie die QualitÀt in den Vertriebsterminen gesteigert werden kann, freue mich auf Ihre Anfrage.

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Daniel van Lierop

GeschĂ€ftsfĂŒhrender Gesellschafter

Experte fĂŒr Sales Qualified Leads (SQL) Telesales & Sales Automation Prozesse fĂŒr “Quick WIN” Erfolge und nachhaltige Business Leads

Autor des Beitrags :
Daniel van Lierop

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