Vertriebsteams erfolgreich aufstellen

Diese Frage hat mir ein namhafter Kunde aus der Industrie vor einigen Jahren gestellt. Ich erhielt einen Anruf und wurde von einem Kunden zu einem Austausch eingeladen, um auf die Frage, „Ist mein Vertrieb an den richtigen Kunden dran“, eine Antwort auszuarbeiten.

Seither höre ich die Frage in fast jedem Vertriebsgespräch, wenn es um Effizienz und Optimierung im Vertrieb und Außendienst geht. Die Aufgabe hat sich also seither nicht verändert. Warum ist das so?

Nun ja, der Mensch neigt zur Komfortzone, wenn er einen wichtigen Schritt erreicht hat. Die wenigsten Personen kommen aus ihrer Komfortzone heraus, um sich immer wieder neu zu überdenken oder neue Wege zu gehen. Das ist im Vertrieb oft nicht anders. Wenn sich ein Vertriebsmitarbeiter seinen Kundenstamm aufgebaut hat und die Ziele in regelmäßiger Kontinuität erfüllt oder sogar übertrifft, gibt es wenig Grund zur Veränderung. Der Prozess nimmt seinen Lauf und die Effizienz im Vertrieb nimmt ab.

Wichtigste Fragen für die Aufgabenstellung, „Sind meine Vertriebsmitarbeiter an den richtigen Kunden dran“, waren:

1. Welches sind die TOP 10 Kunden eines jeweiligen Vertriebsmitarbeiters?
2. Welche Wettbewerber beliefern den Kunden noch?
3. Wie hoch ist der Jahresumsatz mit dem Kunden?
4. Welches Potenzial hat der Kunden für unsere Produkte?
5. Wie häufig möchte der Kunde besucht werden?
6. Welche Absatzmöglichkeiten bestehen noch (z.B. Cross Selling)?

Die Aufgabenstellung war damals wie heute klar formuliert und die Frage tritt in Gesprächen mit Interessenten bis heute immer wieder auf, ob der Vertrieb noch effizient genug agiert.

Was macht einen effizienten Vertrieb aus?

Ein Vertriebsmitarbeiter ist dann effizient, wenn er

• hungrig nach Neukunden ist
• den Umsatz für sein Unternehmen konstant steigern möchte
• sich Gedanken zu Cross Selling Ansätzen bei seinen bestehenden Kunden macht
• sich selbst und seine Handlungen auf Wirtschaftlichkeit überprüft und besonders
• wenn er seine Ausgaben in angemessener Relation zum möglichen Umsatz/Gewinn stellt.

Nutzt es tatsächlich, wenn man zu jeder Bestellung und für jedes Projekt zum Kunden fährt und ein persönliches Gespräch führt?

Vermutlich nicht, wenn man sich einmal die Kosten für einen Vertriebstermin vor Augen führt und es dem möglichen Umsatz oder Gewinn gegenüberstellt. Strategische Termine sind von der Bewertung explizit ausgeschlossen.

Kosten eines Vertriebstermins

Wenn man ein durchschnittliches Jahreseinkommen von 60.000 € für einen Vertriebsmitarbeiter im Außendienst mit zusätzlichen 20.000 € Jahresbonus, einen Firmenwagen mit monatlichen Kosten von 1.000 € und eine Tankkarte mit weiteren 500,00 € Benzinkosten einkalkuliert, so liegen die Gesamtkosten eines Vertriebsmitarbeiters für den Arbeitgeber in etwa bei 125.000 € im Jahr. Auf den einzelnen Arbeitstag (Ø 20 AT pro Monat – 30 Tage Urlaub – 10 Tage Krankheit – Ø 11 Feiertage = 189 produktive Arbeitstage p.a.) betrachtet, liegen die Kosten somit in etwa bei 661,00 € oder 82,50 € je Stunde zzgl. Spesen. Insofern ist eine wichtige Grundlage für die Bewertung der Effektivität eines Vertriebsmitarbeiters, dass der einzelne Arbeitstag möglichst gut organisiert wird oder die Marge für die angebotenen Leistungen/Produkte entsprechend hoch angesiedelt ist.

Lange Fahrtstrecken oder Termine mit geringem Umsatz bzw. Deckungsbeitrag bedeuten somit finanzielle Ineffektivität für den Arbeitgeber.

Wie wurde die Aufgabenstellung des Kunden gelöst?

Es ist eine Zusammenarbeit entstanden, in der alle Vertriebsmitarbeiter angerufen wurden, um die relevanten Informationen und Einschätzung auf die Fragen zu ermitteln. Die erhaltenen Informationen wurden festgehalten.

Anschließend sind identische Informationen bei den genannten TOP Kunden des Vertriebsmitarbeiters ermittelt worden. Die Ergebnisse wurden mit den Einschätzungen der Vertriebsmitarbeiter abgeglichen und anonymisiert auf einem Vertriebs Kick-Off präsentiert.

Das Resultat: Fast 80% aller Vertriebsmitarbeiter haben eine falsche Wahrnehmung vom Wunsch der Häufigkeit an Kundenbesuchen, des Potenzials oder den aktuellen Wettbewerbern bei ihren Kunden. Kunden möchten oft gar nicht so häufig besucht werden, wie es der Vertriebsmitarbeiter einschätzt oder das Potenzial ist deutlich geringer als angenommen.

Die Folge: Es wurden Zielvereinbarung mit Option zur Inanspruchnahme externen Unterstützung geschlossen. Wer dies nicht wollte, hatte 12 Monate Zeit seine individuell festgelegten Ziele zu erreichen und seine Kunden exklusiv weiter zu betreuen. Gelang das nicht, wurde im darauffolgenden Jahr die Betreuung automatisch in eine gemeinsame Betreuung mit einem externen Dienstleister umgewandelt.

Zu Beginn war der Aufschrei groß. „Man werde kontrolliert, „Ich will mir nicht in die Karten blicken lassen“, „Die können niemals in der geforderten Qualität meine Kunden ansprechen“, etc.

Als schnell festgestellt wurde, dass bei einem professionell geführten Telesales Dienstleister, der auf technisch erklärungsbedürftige Produkte oder Leistungen spezialisiert ist, qualifizierte Personen beschäftigt sind und das Cliché eines „Call-Centers“ widerlegt werden konnte, war das Eis schnell gebrochen. Skeptische Vertriebsmitarbeiter wurden überzeugt, in dem sie sich vor Ort beim Telesales Partner ein Bild verschafften und sich mit den eingesetzten Mitarbeitern austauschen konnten.

Wenn ich Sie dazu beraten kann, wie Sie den Vertrieb effizient organisieren oder wie der Erfolg aus Vertriebsterminen gesteigert werden kann, freue mich auf Ihre Anfrage.

Wenn Sie Interesse an unserem Ratgeber "Quick Wins im Vertrieb" haben sollten, finden Sie den Link zur Anmeldung hier: Ratgeber "Quick Wins im Vertrieb"