Kaltakquise und die DSGVO - rechtliche Grundlagen fĂŒr kalte Anrufe

Kaltakquise & DSGVO

Sie befassen sich mit der Kaltakquise und wissen mit der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) nicht genau umzugehen? Es gibt Bedenken im Unternehmen, ob die Kaltakquise als wichtiges und erfolgreiches Vertriebsinstrument eingesetzt werden kann?

Mit den Anforderungen haben wir uns befasst und möchten ein wenig AufklÀrung betreiben.

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Unser kostenloser SpaceX-E-Mail-Ratgeber unterstĂŒtzt Sie dabei, neue Interessenten auf verschiedenen Wegen zuverlĂ€ssig aufzuspĂŒren. Von Telemarketing bis Social Selling zeigen wir Ihnen an acht Tagen in Folge, wie Sie fĂŒr Ihr Unternehmen aus dem Universum des Sales das meiste herausholen.

Was ist die Kaltakquise?

Die Kaltakquise ist ein Weg der Neukundengewinnung ĂŒber eine kalte Kontaktaufnahme – der Vertriebsmitarbeiter kontaktiert einen potenziellen Interessenten, mit dem die Vertriebsabteilung seines Unternehmens bisher noch nie in Kontakt stand. HĂ€ufig wird die Kaltakquise mit dem Telemarketing in Verbindung gebracht, weshalb man bei der Kaltakquise ĂŒblicherweise davon ausgeht, dass man einen Neukunden kalt anruft. Die warme Akquise ist hingegen eine Form der VertriebsunterstĂŒtzung, bei der im Vorfeld bereits ein Kontakt mit einem Interessenten stattgefunden hat und ein gewisses Maß an Neugier bei diesem besteht.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) trat am 25. Mai 2018 in Kraft und regelt seither die Verarbeitung personenbezogener Daten. Die DSGVO schĂŒtzt die personenbezogenen Daten innerhalb der EuropĂ€ischen Union und regelt in den europĂ€ischen LĂ€ndern den Umgang mit diesen Daten. Sobald ein Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, in der EU einen Sitz hat, muss es die Richtlinien der DSGVO auch an außereuropĂ€ischen Standorten einhalten.

Welche Daten gelten laut DSGVO als personenbezogen?

Personenbezogene Daten können gemĂ€ĂŸ der DSGVO beispielsweise folgende Inhalte sein:

  • Name, Alter, Familienstand Geburtsdatum
  • Anschrift, Telefonnummer E-Mail-Adresse
  • Konto- und Kreditkartennummer
  • Kraftfahrzeugnummer Kfz-Kennzeichen
  • Personalausweisnummer, Sozialversicherungsnummer
  • Vorstrafen
  • genetische Daten, Krankendaten
  • Werturteile, wie zum Beispiel Zeugnisse

Besonderes Augenmerk legen wir bei der Kaltakquise mit GeschÀftskunden auf folgende personenbezogene Daten:

  • Name
  • Anschrift
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse

UWG – Unlauterer Wettbewerb in der Kaltakquise

Da manche Unternehmen die Kaltakquise im Privatkundenumfeld in der Vergangenheit missbrauchten und Privatpersonen mit unerwĂŒnschten Anrufen belĂ€stigten, hat der Gesetzgeber gesetzliche Regeln fĂŒr die Kaltakquise erlassen. Diese Regelungen finden sich im Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) unter Â§7 Abs. 2 und 3 UWG wieder. Das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb unterscheidet zwischen der Kontaktaufnahme mit Privatpersonen im B2C (Business to Customer)-Umfeld, und der Kaltakquise von Unternehmenskontakten im B2B (Business to Business)-Bereich.

Kaltakquise B2B und Kaltakquise B2C

Kaltakquise von GeschÀftskunden imB2B-Umfeld

Unter Telemarketing B2B versteht man die telefonische Ansprache von Neukunden im GeschĂ€ftskundenumfeld. Telemarketing mit GeschĂ€ftskunden kann in vielerlei Hinsicht fĂŒr gewinnbringende Maßnahmen genutzt werden. Mehr dazu spĂ€ter im nachfolgenden Artikel zu den Einsatzmöglichkeiten des Telemarketings im B2B-Umfeld.

Kaltakquise von Privatkunden im B2C-Bereich

B2C steht fĂŒr Business to Customer und bezieht sich auf die Kommunikation mit Privatkunden. Telemarketing-Maßnahmen, die Privatkunden ansprechen, sind oftmals Kundenservice-Leistungen und laufen z.B. ĂŒber Infolines, Bestell-Hotlines und Customer Care Hotlines.  Auch Neukunden fĂŒr StromvertrĂ€ge oder TelefonvertrĂ€ge werden hĂ€ufig ĂŒber die Kaltakquise B2C akquiriert.

Ist die Kaltakquise mit GeschÀftskunden (B2B) erlaubt?

Im GeschĂ€ftskundensegment, also im B2B, gelten fĂŒr die Kaltakquise gesonderte Regelungen. Hier ist eine ausdrĂŒckliche Einwilligung fĂŒr einen Telefonanruf nicht zwingend erforderlich. Vielmehr kommt es darauf an, richtig einzuschĂ€tzen, ob eine "mutmaßliche Einwilligung" des Angerufenen vorliegt. FĂŒr ein Telefonat in der Kaltakquise muss also ein konkreter tatsĂ€chlicher Umstand und ein sachliches Interesse des kontaktierten Unternehmens vermutet werden können.

Beispiel fĂŒr eine unerlaubte Kaltakquise mit GeschĂ€ftskunden: Ein "BĂ€ckereibetrieb um die Ecke" hat fĂŒr eine Lösung mit KI (KĂŒnstlicher Intelligenz) sicherlich kein sachliches Interesse.

Kaltakquise und die DSGVO in Einklang bringen

Wenn Unternehmen in der Kaltakquise neue Kunden telefonisch ansprechen möchten, gilt es folgende Hinweise zu beachten:

  1. Erfragen Sie immer, ob Sie die Daten des kontaktierten Unternehmens und des GesprĂ€chspartners in Ihren IT-Systemen, wie z.B. Ihrem CRM System, speichern dĂŒrfen. Stimmt der Interessent zu, mĂŒssen Sie die Daten des Unternehmens und GesprĂ€chspartners mit Datum, Uhrzeit, Name des Anrufers, Name des GesprĂ€chspartners und dem Grund der Datenspeicherung dokumentieren.
  2. Sofern die E-Mail-Adresse des GesprĂ€chspartners fĂŒr Werbemaßnahmen genutzt werden soll, ist eine ausdrĂŒckliche Zustimmung notwendig. Es empfiehlt sich, diese Zustimmung gemeinsam mit den Informationen unter Punkt 1 aufzunehmen, zu dokumentieren und am Ende des GesprĂ€chs eine E-Mail mit einer ZustimmungserklĂ€rung zur Verwendung der E-Mail-Adresse zu versenden. Diese E-Mail mit der NutzungsbestĂ€tigung bezeichnet man als Double-Opt-In-Mail. Der Interessent muss jederzeit die Möglichkeit haben, der Nutzung seiner Daten zu widersprechen. Hierzu empfiehlt es sich, ein professionelles E-Mail-System wie Evalanche oder Rapidmail einzusetzen

Den Prozess der Kaltakquise DSGVO-konform abbilden

Die professionelle Agentur fĂŒr Kaltakquise in der Neukundegewinnung unterstĂŒtzt Unternehmen dabei, die Datenschutzrichtlinien der DSGVO genau einzuhalten. Unsere Services im Detail:

  1. Wir kaufen frische Adressdaten von Unternehmen fĂŒr Sie ein, die DSGVO-konforme Informationen enthalten oder Sie stellen die Daten von Unternehmen und Kontaktpersonen selbst bereit, die wir im Laufe der Zusammenarbeit in der Kaltakquise kontaktieren sollen.
  2. Wir legen fĂŒr den jeweiligen Kunden eine kundenspezifische, kennwortgeschĂŒtzte Datenbank an, auf die nur die Mitarbeiter Zugriff erhalten, die an Ihrem Projekt arbeiten. Die bereitgestellten oder eingekauften Adressen importieren wir DSGVO-konform in eine eigens entwickelte Datenbank, um sie in der Kaltakquise zu bearbeiten.
  3. In der Kaltakquise erfragen wir in jedem GesprĂ€ch, ob der GesprĂ€chspartner einer Datenspeicherung zustimmt. Dies tun wir unabhĂ€ngig davon, ob wir Ihre bereitgestellten Daten bearbeiten oder neue Ansprechpartner qualifizieren. DarĂŒber hinaus erfragen wir in der Kaltakquise, ob wir die E-Mail-Adressen der Interessenten weiter nutzen dĂŒrfen. Den E-Mail-Versand an qualifizierte Interessenten aus der Kaltakquise setzen wir so DSGVO-konform um. ZusĂ€tzlich holen wir ĂŒber den DOI-Prozess (Double Opt-In) gerne eine datenschutzkonforme BestĂ€tigung bei den Interessenten ein und gewĂ€hren Ihnen Einblicke in die Dokumentation dieser BestĂ€tigungen.
  4. WĂ€hrend der laufenden Zusammenarbeit ĂŒbermitteln wir die Kontakte aus der vertrieblichen Kaltakquise, die fĂŒr Ihre Vertriebsabteilung einen Handlungsbedarf nach sich ziehen, taggleich an Sie. Dazu gehören zum Beispiel Leads, Termine oder RĂŒckrufwĂŒnsche durch einen Ihrer Vertriebsmitarbeiter. Die Informationen ĂŒbermitteln wir selbstverstĂ€ndlich datenschutzkonform per verschlĂŒsselter E-Mail und verschlĂŒsseltem E-Mail-Anhang.
  5. Am Projektende stellen wir Ihnen alle Informationen passwortgeschĂŒtzt per E-Mail oder zum Download zur VerfĂŒgung.

Bei wird der Datenschutz in der Kaltakquise mit DSGVO-konformen Prozessen großgeschrieben – von der Philosophie des Managements ĂŒber die Vertriebsmitarbeiter bis hin zu den IT-Systemen. Bei uns sind Ihre Daten sicher, darauf können Sie sich verlassen!

Daniel van Lierop schwarz-weiß

Wie können wir auch Ihre Vertriebsmaßnahmen unterstĂŒtzen?

Lassen Sie uns in einem ersten Telefonat ĂŒber Ihre Möglichkeiten zur Umsatzsteigerung sprechen und evaluieren, wie genau wir Sie dabei unterstĂŒtzen können.

Ihr Daniel van Lierop
GrĂŒnder & GeschĂ€ftsfĂŒhrer

Telefon: +49 6203 4016150

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