Alle KPIs genau im Blick - wie das Vertriebscontrolling Ihren Umsatz ankurbelt

Ihr Unternehmen navigiert auf dem Markt wie ein Schiff auf hoher See. Gutes Wetter und die richtigen Strömungen beflĂŒgeln es, StĂŒrme und hoher Wellengang schĂŒtteln es. Wenn es darum geht, Unwetter auf dem Meer zu umfahren oder sicher zu durchqueren, bedarf es der richtigen Strategie und einer gezielten Überwachung von Kennzahlen wie Position, Route, Geschwindigkeit und meteorologischen Daten. Nur wer all diese Informationen zuverlĂ€ssig erhebt und sorgfĂ€ltig auswertet, wird im Falle eines Unwetters schnell reagieren und einen sicheren Hafen ansteuern können.

Im Vertrieb sollten Sie auf wirtschaftliche Krisen genauso flexibel reagieren wie der SchiffskapitĂ€n auf das nahende Unwetter. Um Erfolge zu sichern und Misserfolge zu verhindern, ist unternehmerische Weitsicht unverzichtbar. Auf hoher See bieten Navigationssysteme Schiffen Orientierung – im Vertrieb stellt ein detailliertes Vertriebscontrolling sicher, dass Sie stets die richtigen strategischen Entscheidungen treffen.

 

Vertriebscontrolling

  1. Was ist Vertriebscontrolling?
  2. Welche Vorteile hat das Vertriebscontrolling?
  3. FĂŒr welche Aufgaben ist das Vertriebscontrolling zustĂ€ndig?
  4. Außendienst, Telesales und Social Selling – welche Kennzahlen sind im Vertriebscontrolling entscheidend?
  5. Welche Tools eignen sich fĂŒr das Vertriebscontrolling?
  6. Das Vertriebscontrolling – so verbinden Sie es mit dem Marketing
  7. Vertriebscontrolling mit

 

1. Was ist Vertriebscontrolling?

Beim Vertriebscontrolling dreht sich alles darum, die Vertriebsprozesse Ihres Unternehmens gemĂ€ĂŸ der Vertriebsstrategie zu steuern. Um herauszufinden, ob diese Strategie FrĂŒchte trĂ€gt, misst das Vertriebscontrolling mithilfe spezieller Analyse-Tools die fĂŒr den Vertrieb relevanten Kennzahlen (KPIs). Indem das Vertriebscontrolling die analysierten Kennzahlen optimiert, kann es ablesen, ob die Vertriebsstrategie aufgeht oder ob sie gegebenenfalls optimiert werden sollte. Faktoren, die den Unternehmenserfolg gefĂ€hrden, lassen sich ĂŒber das Vertriebscontrolling zuverlĂ€ssig aufspĂŒren. Dies ermöglicht es Ihrem Unternehmen, auf drohende UmsatzeinbrĂŒche rechtzeitig zu reagieren – und so den Unternehmenserfolg sicherzustellen. Dabei arbeitet das Vertriebscontrolling eng mit dem Controlling des Marketings zusammen.

2. Welche Vorteile hat das Vertriebscontrolling?

Unternehmen, die ihr Handwerk verstehen, haben eines gemeinsam – sie analysieren die Kennzahlen ihres Vertriebs bis ins kleinste Detail. Solch ein umfassendes Vertriebscontrolling bringt fĂŒr Ihren Vertrieb die folgenden Vorteile mit sich:

  • Die Auswertungen Ihres Vertriebscontrollings werden Ihnen aufzeigen, welche Ihrer Vertriebsmaßnahmen sich am meisten fĂŒr Ihr Unternehmen auszahlen.
  • Das Vertriebscontrolling unterstĂŒtzt Sie dabei, Ihre Produktionsprozesse und die Materialbeschaffung zu optimieren.
  • Anhand der Verkaufszahlen wird das Vertriebscontrolling Ihnen zeigen, welche Ihrer Produkte, Lösungen und Leistungen sich am besten verkaufen.
  • Über das Vertriebscontrolling werden Sie erkennen, wie Sie die Arbeit Ihres Vertriebs effizienter gestalten.
  • Ein detailliertes Vertriebscontrolling wird Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Vertriebskosten nachhaltig senken.

3. FĂŒr welche Aufgaben ist das Vertriebscontrolling zustĂ€ndig?

Wenn es darum geht, den Unternehmenserfolg dauerhaft sicherzustellen, kommt dem Vertriebscontrolling eine wichtige Rolle zu. Diese ergibt sich aus seinen vielfÀltigen Aufgaben:

  • Das Vertriebscontrolling analysiert die Maßnahmen in der Neukundenakquise, die der Vertrieb in Form des Telesales, der telefonischen Leadgenerierung, der Terminierung von Außendienstmitarbeitern und des Social Sellings unternimmt. Anhand der erfassten Kennzahlen kann das Vertriebsmanagement so beurteilen, ob der Vertrieb bei der Akquise neuer Kunden die richtigen Schwerpunkte setzt. Außerdem werden Sie erkennen, ob Sie Ihre Interessenten innerhalb des Sales Cycles bestmöglich hin zu neuen Kunden entwickeln.
  • In der Bestandskundenbetreuung ermittelt das Vertriebscontrolling die Kennzahlen, mit denen Sie sicherstellen können, ob Ihre Kunden den bestmöglichen Kundenservice erhalten. Der Kundenservice ist zum einen von großer Bedeutung, wenn es darum geht, den gegenwĂ€rtigen Umsatz zu sichern. Außerdem bildet er die Basis fĂŒr Maßnahmen zur Neukundenakquise wie dem Cross-Selling und Upselling.
  • Anhand von Erfahrungswerten und dem aktuellen Stand des B2B Sales Funnels sagt das Vertriebscontrolling die Auslastung Ihrer Produktion fĂŒr die kommenden Monate voraus – und leistet somit einen wertvollen Beitrag zur Ressourcenplanung.
  • Das Vertriebscontrolling stellt sicher, dass Ihre Vertriebsstrategie stets im Sinne des aktuellen Marktgeschehens definiert ist. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Vertriebsstrategie an herausfordernde Situationen und Trends flexibel anzupassen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter auch in schwierigen Zeiten gut ausgelastet sind.

4. Außendienst, Telesales und Social Selling – welche Kennzahlen sind im Vertriebscontrolling entscheidend?

Von der Leadquote und dem Angebotsvolumen bis hin zur Dauer des Salescycle – je nachdem, welche Produkte, Lösungen und Leistungen Sie anbieten, sind fĂŒr Ihr Vertriebscontrolling unterschiedliche Kennzahlen relevant. Die Kennzahlen unterscheiden sich entsprechend der Maßnahmen, die Sie in Ihrem Unternehmen in der Neukundenakquise einsetzen. Vom Telesales, ĂŒber das Social Selling bis zum Außendienst sollten Sie Ihren Vertriebserfolg an den folgenden Kennzahlen messen:

4.1. Vertriebscontrolling fĂŒr den Außendienst

Um den Erfolg des Außendienstes innerhalb des Vertriebscontrollings zu messen, bieten sich Kennzahlen wie die Folgenden an: die Anzahl der Termine, die der Außendienst wahrnimmt, die Kilometeranzahl, die die Mitarbeiter zurĂŒcklegen und die Anzahl an VerkaufsabschlĂŒssen und neu akquirierten Kunden. Aber auch das generierte Angebotsvolumen, der Umsatz, den die Außendienstmitarbeiter erzielen, und die Anzahl der Produkte, Lösungen und Leistungen, die Sie im Cross-Selling und Upselling verkaufen, spielen eine Rolle.

4.2. Wie das Vertriebscontrolling den Erfolg des Innendienstes misst

Beim Vertriebscontrolling des Vertriebsinnendienstes stehen die Angebotserstellung und die Termine, die der Innendienst wahrnimmt, im Vordergrund. In der Angebotserstellung kommt es hautsĂ€chlich auf die Kennzahlen wie die Angebotsanzahl und die Verwandlungsquote an. Was die Termine des Innendienstes betrifft, sind – Ă€hnlich wie im Außendienst – Kennzahlen wie die Terminanzahl, die Anzahl an VerkaufsabschlĂŒssen und der Umsatz entscheidend.

4.3. Telesales – diese Kennzahlen sind fĂŒr das Vertriebscontrolling relevant

Wenn es darum geht, zukĂŒnftige Kunden ĂŒber den Telesales von den eigenen Produkten, Lösungen und Leistungen zu ĂŒberzeugen, sollten Sie Ihren Erfolg an Kennzahlen wie Anwahlversuchen, der Anzahl der Brutto- und Nettokontakte, den Wiedervorlagen und Wiederanwahlversuchen messen. Eine besonders große Rolle spielt in diesem Zusammenhang die Conversion Rate von der Anzahl der NettogesprĂ€che zur Anzahl vereinbarter Außendiensttermine. Im weiteren Verlauf gilt es dabei außerdem zu ermitteln, wie viele Außendiensttermine letztlich stattgefunden haben, wie viele UnterlagenversĂ€nde es gab und wie hoch die Abschlussquote ist.

Lesen Sie mehr darĂŒber, wie der Telesales Ihre Neukundengewinnung voranbringt!

4.4. Social Selling – die entscheidenden Kennzahlen fĂŒr das Vertriebscontrolling

Im Social Selling sind hingegen ganz andere Kennzahlen von Bedeutung. Wenn Sie den Erfolg Ihrer Social Selling Maßnahmen messen, ist zum einen die Reichweite der BeitrĂ€ge ein wichtiger Faktor. Diese hĂ€ngt maßgeblich von der Engagement-Rate ab, welche sich wiederum aus den Impressionen sowie den Likes und Kommentaren ergibt, die Ihre Follower bei Ihren BeitrĂ€gen hinterlassen.

Gleichzeitig ist es auf LinkedIn von entscheidender Bedeutung, die richtige Zielgruppe anzusprechen. Schauen Sie sich bei jedem Ihrer Posts deshalb genau an, welche Unternehmen und Berufsgruppen Sie erreichen. Eine weitere wichtige Rolle spielt die Anzahl der Posts, die Ihre Mitarbeiter und Sie auf LinkedIn veröffentlichen, und wie stark Ihr Netzwerk wÀchst.

Wie Social Selling funktioniert und welch großes Potenzial in dieser Vertriebsmethode steckt, erfahren Sie hier!

5. Welche Tools eignen sich fĂŒr das Vertriebscontrolling?

Beim Vertriebscontrolling kommt es entscheidend darauf an, den Überblick ĂŒber die eigenen Zahlen zu behalten. Nur so werden Sie zuverlĂ€ssig beurteilen können, wie Ihr Umsatz sich entwickelt – und gegebenenfalls die nötigen Optimierungen umsetzen können. Ein GlĂŒck, dass es fĂŒr jede Methode der Neukundenakquise mindestens ein passendes Tool gibt, mit dem Sie dies einfach werden umsetzen können. Die Beispiele des Telesales und des Social Sellings belegen dies:

5.1. Vertriebscontrolling – die richtigen Tools fĂŒr Vertriebsmanagement und Telesales

Um im Vetriebscontrolling die Daten aus der telefonischen Leadgenerierung, dem Telesales, dem Innendienst und dem Außendienst zu analysieren, sollten Sie die Daten Ihrer Kunden und Interessenten in einem Customer-Relationship-Management-System (kurz: CRM-System) speichern.

CRM-Systeme – wie beispielsweise Salesforce – verwalten sĂ€mtliche Daten, die Ihnen zu Ihren Kunden und Interessenten vorliegen, zuverlĂ€ssig. Aber auch, wenn es darum geht, neue Leads innerhalb Ihres B2B Sales Funnels weiter zu qualifizieren, spielen CRM-Systeme eine wichtige Rolle. Im Zuge von Telesales-Projekten speichert Salesforce beispielsweise alle Kennzahlen und GesprĂ€chsnotizen, die Sie wĂ€hrend des Projekts erheben, in Form von Besuchsberichten zentral bei den jeweiligen Interessenten ab. Ihre gesamte Abteilung kann auf die Daten jederzeit flexibel zugreifen – und den jeweiligen Interessenten zum vereinbarten Zeitpunkt anhand der vorliegenden Informationen weiterqualifizieren.

5.2. Vertriebscontrolling im Social Selling – mit diesen Tools gelingt es

Aber auch fĂŒr das Social Selling gibt es Tools, die den Erfolg Ihrer AktivitĂ€ten auf LinkedIn zuverlĂ€ssig fĂŒr Sie messen. Das LinkedIn-Analysetool Shield des dĂ€nischen Unternehmens „Shield Intelligence“ ist ein solches Tool. Indem es fĂŒr Ihre BeitrĂ€ge relevante LinkedIn-Kennzahlen wie Impressionen, Likes, Kommentare und die Engagement-Rate ermittelt, bestimmt das Tool Ihre Reichweite auf LinkedIn. Außerdem gibt es Ihnen einen Überblick ĂŒber die Unternehmen und Personen, die Sie erreichen sowie darĂŒber, in welchen Gegenden Ihre BeitrĂ€ge ausgespielt wurden.

FĂŒr Ihr Vertriebscontrolling bringt es zahlreiche Vorteile mit sich, ein LinkedIn-Analysetool wie Shield zu nutzen. Anhand der ĂŒbersichtlich prĂ€sentierten LinkedIn-Kennzahlen (KPIs) werden Sie einen guten Überblick ĂŒber Ihre eigenen LinkedIn-AktivitĂ€ten und die Ihres Teams bekommen. So werden Sie Optimierungspotenziale besser erkennen und Ihre Ziele schneller erreichen. Da LinkedIn-Analysetools wie Shield Ihnen das strukturierte Arbeiten auf LinkedIn erleichtern, wird es Ihnen mit Ihrer Hilfe leichter fallen, eine Content Strategie zu etablieren.

6. Das Vertriebscontrolling – so verbinden Sie es mit dem Marketing

Wenn es darum geht, Interessenten innerhalb des B2B Sales Funnels hin zu neuen Kunden zu qualifizieren, gilt es, die Maßnahmen von Marketing und Vertrieb bei Ihrem Lead Lifecycle Management geschickt miteinander zu kombinieren. Daher sollten Sie die Ergebnisse Ihres Vertriebscontrollings stets im Zusammenhang mit denen des Marketingcontrollings analysieren.

Eine performante Schnittstelle zwischen Ihrem CRM-System und Ihrer Marketing Automation synchronisiert die Daten der beiden Systeme in Echtzeit. Die Mitarbeiter aus Vertrieb und Marketing sind ĂŒber den aktuellen Stand Ihrer Sales Pipeline so kontinuierlich auf dem Laufenden, ohne Zeit fĂŒr Verwaltungsarbeit aufwenden zu mĂŒssen.

Außerdem vereinfachen die intelligenten Algorithmen von Sales Intelligence Technologien wie der Customer Data Platform (CDP) von Marini Systems Ihnen Ihr Lead Lifecycle Management. Mithilfe von Machine Learning analysiert das Tool große Datenmengen und ermittelt dabei die VerhaltensprĂ€ferenzen Ihrer Interessenten. So beurteilt das Tool, welche Interessenten der Vertrieb und welche das Marketing weiterbetreuen sollte.

Mehr ĂŒber die Bedeutung der Sales Intelligence fĂŒr das Lead Lifecycle Management erfahren Sie hier!

7. Vertriebscontrolling mit

Bei der Vertriebsagentur sind wir fĂŒr unsere Kunden der technischen Industrie und IT seit ĂŒber elf Jahren in der Neukundenakquise tĂ€tig. Im Telesales ĂŒbernehmen wir Projekte ebenso wie in der telefonischen Leadgenerierung, der Terminierung von Außendienstmitarbeitern und dem Social Selling.

Den Erfolg all dieser Kundenprojekte stellen wir fĂŒr unsere Kunden im Vertriebscontrolling zuverlĂ€ssig sicher. Mithilfe professioneller Vertriebstools erfassen wir die Daten zu den Vertriebsprojekten unserer Kunden zuverlĂ€ssig und stellen sie in regelmĂ€ĂŸigen AbstĂ€nden fĂŒr sie bereit.

Daniel van Lierop

GeschĂ€ftsfĂŒhrender Gesellschafter

Experte fĂŒr Sales Qualified Leads (SQL) Telesales & Sales Automation Prozesse fĂŒr “Quick WIN” Erfolge und nachhaltige Business Leads

Autor des Beitrags :
Heike Wittneben

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